Microsoft 365 ou Google Workspace : lequel choisir pour une TPE ?

Microsoft 365 et Google Workspace vendent la même base : messagerie à votre nom de domaine, bureautique, stockage en ligne, visioconférence et partage de fichiers, facturés par utilisateur et par mois. Les vraies différences sont ailleurs : vos fichiers Excel et vos logiciels, l'endroit où sont stockées vos données, ce que l'éditeur ne sauvegarde pas pour vous. Voici un comparatif neutre, avec les prix publics relevés le 30 octobre 2026 et une grille pour décider.

01Ce que contient chaque offre

Chaque éditeur propose trois niveaux aux petites entreprises, jusqu'à 300 utilisateurs (offres Microsoft 365 et offres Google Workspace, consultées le 30 octobre 2026).

Le niveau le plus élevé ajoute surtout des outils de sécurité.

02Vos fichiers Office et vos logiciels actuels

Google Docs, Sheets et Slides ouvrent et modifient les fichiers Office, avec des limites listées par l'aide Google :

• les macros ne fonctionnent pas : il faut les réécrire en Apps Script, l'outil de conversion étant réservé aux offres Enterprise Plus et Education Plus (documentation Google, septembre 2026) ;
• les liaisons entre classeurs Excel ne sont pas prises en charge ;
• dans un classeur protégé, les cellules verrouillées et masquées deviennent visibles et modifiables.

Outlook reste utilisable avec Google Workspace grâce au module GWSMO, installé sur chaque ordinateur (aide Google Workspace, mise à jour le 15 octobre 2026).

Chez Microsoft, Business Basic ne comprend que les versions web et mobiles de Word, Excel et PowerPoint : les logiciels installés, sur 5 PC ou Mac au plus, commencent avec Business Standard. La différence avec Office acheté une fois est expliquée dans notre article sur la fin de support d'Office 2016, 2019 et 2021.

Demandez aussi à l'éditeur de vos logiciels métier (comptabilité, devis, caisse) s'ils ont besoin d'Excel ou d'Outlook installés.

03Les prix publics, relevés le 30 octobre 2026

Prix par utilisateur et par mois, hors taxes, comme l'indiquent les deux éditeurs.

Les prix Microsoft sont ceux des offres avec Teams (il en existe sans Teams), l'engagement d'un an étant payé en une fois. Les remises temporaires de Google pour les nouveaux clients ne sont pas reprises. Microsoft a revu ses prix au 1er juillet 2026 : vérifiez-les le jour de la souscription.

04Où sont hébergées vos données

Microsoft s'engage à stocker et traiter dans l'Union européenne et l'AELE les données de Microsoft 365 des clients inscrits dans ces pays, avec des exceptions qu'il documente (Microsoft Learn, juillet 2026). Pour un abonnement créé en France, le contenu des boîtes aux lettres est stocké en France (Microsoft Learn, octobre 2026).

Google permet de choisir l'Union européenne pour vos données grâce aux « régions de données », à partir de Business Standard : pas dans Business Starter (aide Google Workspace, mise à jour le 23 mars 2026).

SecNumCloud, la qualification de l'ANSSI pour les services cloud, impose une protection contre les lois extra-européennes : siège social dans l'Union européenne, actionnaires hors UE minoritaires (FAQ de l'ANSSI). Dans le catalogue de l'ANSSI mis à jour le 27 octobre 2026, ni Microsoft 365 ni Google Workspace ne figurent parmi les services qualifiés.

Bon à savoir

Hébergement en Europe ne veut pas dire SecNumCloud. Si un client l'exige, aucune des deux suites n'y répond aujourd'hui.

05Sauvegarde : ce que l'éditeur ne garantit pas

Le modèle de responsabilité partagée de Microsoft est clair : « vous possédez vos données et identités », et leur protection vous revient, y compris dans Microsoft 365 (Microsoft Learn, août 2026). Les deux suites prévoient surtout des corbeilles :

• Microsoft 365 : 93 jours pour un fichier OneDrive (support Microsoft) ; un e-mail vidé de la corbeille d'Outlook reste récupérable 14 jours par défaut, 30 au maximum (Microsoft Learn, septembre 2026).
• Google Workspace : 30 jours dans la corbeille de Drive, puis 25 jours de restauration possible par un administrateur (aide Google Workspace, mise à jour le 15 octobre 2026).

Au-delà, il faut une vraie sauvegarde : un outil spécialisé ou, chez Microsoft, le service payant Sauvegarde Microsoft 365, facturé au volume protégé (Microsoft Learn, août 2026).

Attention

Une corbeille n'est pas une sauvegarde. Une suppression découverte trop tard ou un compte piraté qui efface tout dépasse vite ces délais. Appliquez la règle du 3-2-1 à vos données en ligne aussi.

06Sécurité : deux réglages dès le premier jour

1. La double authentification pour tous. Chez Microsoft, les « paramètres de sécurité par défaut », gratuits, l'imposent aux administrateurs et à chaque utilisateur, et bloquent les anciens protocoles qui la contournent (Microsoft Learn) : vérifiez qu'ils sont actifs. Google recommande de l'exiger pour les administrateurs, de préférence avec une clé de sécurité (aide Google Workspace, mise à jour le 15 octobre 2026).
2. Peu de comptes administrateur, jamais pour le quotidien. Microsoft recommande moins de cinq administrateurs généraux, plus deux comptes d'accès d'urgence (Microsoft Learn, juin 2026). Google demande plusieurs super-administrateurs, à ne pas utiliser pour les tâches courantes.

07Passer de l'un à l'autre

• Vers Google : son service de migration copie e-mails, agendas et contacts, sauf les e-mails de plus de 150 Mo (aide Google Workspace, mise à jour le 28 octobre 2026).
• Vers Microsoft : le centre d'administration Exchange migre e-mails, agendas et contacts (Microsoft Learn), le Gestionnaire de migration copie les fichiers de Drive (Microsoft Learn, septembre 2026).

Dans les deux sens :

1. Inventoriez comptes, boîtes partagées, volumes et fichiers à macros, puis testez sur deux ou trois comptes.
2. Basculez le nom de domaine : l'enregistrement MX, qui dirige vos e-mails, et ceux qui authentifient vos envois (voir SPF, DKIM et DMARC expliqués).
3. Gardez l'ancien abonnement le temps de vérifier. Microsoft conseille d'enregistrer vos données avant de résilier ; l'administrateur garde ensuite 90 jours pour les récupérer (Microsoft Learn, juin 2026).

08Vous êtes plutôt…

À retenir

Vos fichiers et vos logiciels comptent plus que le prix. Profitez de l'essai gratuit (un mois chez Microsoft, 14 jours chez Google) pour tester votre classeur le plus complexe et votre logiciel métier.

En résumé

• Les deux suites couvrent messagerie, bureautique, stockage, visio et partage, jusqu'à 300 utilisateurs.
• Macros Excel ou logiciel lié à Outlook : Microsoft 365 Standard ou Premium est le choix le plus sûr.
• Données dans l'UE : d'office chez Microsoft, à partir de Business Standard chez Google. Aucune des deux n'est qualifiée SecNumCloud.
• Les corbeilles ne remplacent pas une sauvegarde : vos données restent sous votre responsabilité.
• Activez la double authentification et limitez les comptes administrateur dès le premier jour.

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