Changer de prestataire informatique sans rien perdre : la liste à vérifier

Changer de prestataire informatique se passe bien dans un ordre précis : récupérer d'abord ses accès, sa documentation et ses sauvegardes, résilier ensuite. Dans l'ordre inverse, une entreprise peut se retrouver sans mot de passe administrateur, avec un nom de domaine qui ne lui appartient pas ou des licences bloquées. Voici les signes d'alerte, ce qu'il faut récupérer, ce que prévoit le RGPD et une checklist.

01Les signes qu'il est temps de changer

Un signe isolé ne suffit pas toujours, mais plusieurs à la fois doivent alerter :

• Les mêmes pannes reviennent et vos demandes restent sans suivi.
• Vous ne détenez aucun mot de passe administrateur : tout passe par le prestataire, parfois par un seul technicien.
• Personne ne sait dire où sont vos sauvegardes, ni quand une restauration a été testée.
• Aucune documentation ni compte rendu : vous ignorez ce qui a été fait sur votre parc.
• La sécurité n'avance pas : pas de double authentification, des postes qui ne reçoivent plus de mises à jour.

Les critères pour choisir le successeur sont résumés sur la page maintenance informatique à Rennes, les modes de facturation dans notre article sur le prix de l'infogérance. Cybermalveillance.gouv.fr recense aussi les prestataires labellisés ExpertCyber. Le label ne remplace pas le contrat : en cas de litige, rappelle sa FAQ (mise à jour le 30 juin 2026), c'est le contrat qui s'applique.

02Relisez d'abord votre contrat

Quatre points fixent votre calendrier :

• l'échéance, avec ou sans reconduction tacite ;
• le préavis et la forme de la résiliation (lettre recommandée, par exemple) ;
• la réversibilité, c'est-à-dire ce que le prestataire doit faire pour vous permettre de partir ;
• la propriété : ce qui reste au prestataire (matériel loué, licences revendues).

Pour l'ANSSI, la clause de réversibilité doit permettre au client de reprendre la gestion, pour l'exploiter lui-même ou la confier à « un tiers de son choix ». Le prestataire apporte « l'assistance nécessaire durant la période de migration » et restitue les matériels, logiciels et documentations confiés (guide « Maîtriser les risques de l'infogérance », décembre 2010). Son guide d'hygiène informatique (version 2.0, septembre 2017) conseille aussi d'imposer la « restitution des données dans un format ouvert normalisé ». Les clauses à négocier sont détaillées dans notre article sur le contrat de maintenance.

Attention

Récupérez les accès et la documentation avant d'envoyer la lettre de résiliation, tant que la relation est encore bonne. Le préavis servira ensuite de période de transition.

03Ce qu'il faut récupérer avant de résilier

Les accès administrateur

Listez chaque équipement et service : serveur, postes, box et pare-feu, bornes Wi-Fi, NAS (serveur de stockage), sauvegarde, antivirus, standard téléphonique. Pour chacun, obtenez un compte administrateur à votre nom, ou au moins ses identifiants, et vérifiez qu'ils fonctionnent. L'ANSSI recommande un inventaire des comptes privilégiés, ceux qui ont des droits d'administration, revu régulièrement (mesure 5 du guide d'hygiène). Rangez ces accès dans un gestionnaire de mots de passe.

Microsoft 365 ou Google Workspace

Votre messagerie et vos fichiers en dépendent : au moins un compte administrateur général (Microsoft) ou super-administrateur (Google) doit appartenir à l'entreprise. Microsoft recommande au moins deux comptes d'accès d'urgence, utiles notamment si la personne qui détenait l'accès administrateur quitte l'organisation (Microsoft Learn, juin 2026). Google demande « plusieurs comptes super-administrateur, chacun géré par une personne distincte » (aide Google Workspace, mise à jour le 15 octobre 2026).

Côté Microsoft 365, deux points encore :

• la page Relations partenaires du centre d'administration liste les prestataires qui ont des droits d'administration délégués ; « Supprimer les rôles » les retire (Microsoft Learn) ;
• si vos licences sont achetées par l'intermédiaire du prestataire (programme CSP, pour Cloud Solution Provider), le nouveau demande leur transfert, que l'ancien doit valider. Une demande non traitée expire après 30 jours (Microsoft Learn, mai 2026).

Le nom de domaine et le DNS

Votre site et vos e-mails reposent sur le nom de domaine et sur sa zone DNS, qui les dirige vers les bons serveurs. Pour l'Afnic, qui gère le .fr, le titulaire est la personne « qui figure comme tel dans la base Whois et qui détient ainsi les droits associés » (guide pratique du titulaire, 2024). Vérifiez dans le Whois que c'est bien votre entreprise, et obtenez l'accès au compte chez le bureau d'enregistrement, la société qui réserve le domaine pour vous. Vous pouvez en changer à tout moment, grâce au code AUTH_INFO du domaine.

Bon à savoir

L'Afnic cite le cas du prestataire informatique qui a enregistré le nom de domaine de son client à son propre nom, « par souci de simplicité ou de facilité ».

Licences, matériel, documentation et sauvegardes

• Licences et abonnements (antivirus, sauvegarde en ligne, logiciels métier) : titulaire, échéance, compte chez l'éditeur.
• Matériel : ce qui vous appartient, ce qui est loué et devra être rendu ou racheté.
• Documentation : au minimum un schéma du réseau, avec le plan d'adressage, le pare-feu et les connexions vers l'extérieur (mesure 4 du guide d'hygiène), plus l'inventaire du matériel.
• Sauvegardes : emplacement, contenu, durée de conservation, compte de l'outil. Faites restaurer un dossier devant vous : une sauvegarde jamais restaurée reste une hypothèse (voir la règle du 3-2-1).

04Vos données personnelles en fin de contrat

La CNIL range les « prestataires de services informatiques (hébergement, maintenance,…) » parmi les sous-traitants au sens du RGPD : ils traitent des données personnelles pour votre compte (guide du sous-traitant, septembre 2017).

L'article 28 du RGPD impose un contrat écrit, y compris électronique. Il prévoit qu'au terme de la prestation le sous-traitant, « selon le choix du responsable du traitement » (votre entreprise), supprime toutes les données personnelles ou vous les renvoie, puis détruit les copies existantes, sauf obligation légale de conservation. Le modèle de clauses de la CNIL envisage aussi le renvoi direct au nouveau prestataire et ajoute que le sous-traitant « doit justifier par écrit de la destruction ».

À retenir

Vérifiez que votre contrat contient cette clause, indiquez votre choix par écrit et demandez une attestation de destruction.

05L'ordre des étapes

1. Relisez le contrat : échéance, préavis, réversibilité, propriété.
2. Choisissez le successeur et faites-lui dresser un état des lieux du parc.
3. Récupérez et testez accès, documentation et sauvegardes.
4. Envoyez la résiliation dans la forme et le délai prévus.
5. Organisez la transition pendant le préavis : l'ancien prestataire transmet, le nouveau reprend. Lancez alors les transferts de licences et de nom de domaine.
6. Fermez les accès de l'ancien prestataire une fois la reprise terminée : comptes, outils de prise en main à distance, accès VPN (connexion à distance sécurisée), rôles dans Microsoft 365. Changez ensuite les mots de passe administrateur et, comme le demande l'ANSSI, les codes des locaux techniques (mesure 26).
7. Soldez : matériel restitué, attestation de destruction, dernières factures.

06La checklist avant d'envoyer la résiliation

1. Contrat relu : échéance, préavis, réversibilité.
2. Liste des équipements et services, avec un accès administrateur testé pour chacun.
3. Un compte administrateur Microsoft 365 ou Google Workspace appartenant à l'entreprise.
4. Prestataires présents dans les « Relations partenaires » de Microsoft 365 identifiés.
5. Nom de domaine au nom de l'entreprise, accès au bureau d'enregistrement et à la zone DNS.
6. Licences : titulaire, échéance, mode de transfert.
7. Matériel : acheté ou loué.
8. Schéma du réseau et inventaire du matériel.
9. Sauvegardes localisées, restauration testée devant vous.
10. Choix écrit sur le sort de vos données personnelles.

En résumé

• Récupérez et testez accès, documentation et sauvegardes avant de résilier.
• Vérifiez que l'entreprise est titulaire de son nom de domaine et administratrice de sa messagerie.
• La réversibilité et le préavis fixent le calendrier de la transition.
• L'article 28 du RGPD oblige le prestataire à restituer ou supprimer vos données personnelles, selon votre choix.
• Fermez les accès de l'ancien prestataire une fois la reprise terminée.

Si vous envisagez de changer de prestataire autour de Rennes, découvrez notre maintenance informatique : nous commençons par un audit de votre parc (matériel, licences, sauvegardes, sécurité), puis nous reprenons la gestion progressivement. Vous pouvez aussi nous contacter du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h.